Kauffrau/-mann für Büromanagement

Die Tätigkeiten der Kaufleute für Büromanagement in den Abteilungen der Ausbildungsbetriebe sind vielfältig:

  • Beschaffung (z. B. Angebotsvergleiche, Lagerhaltung),
  • Rechnungswesen und Controlling (z. B. Kontenbuchungen, Kalkulation von Preisen),
  • Marketing und Vertrieb (z. B. Werbung, Verkauf),
  • Personalwesen (z. B. Auswahl von Bewerbungen, Gehaltsabrechnung),
  • Informationstechnologie und Organisation (z. B. Rechnerkonfiguration, Optimierung von Abläufen, Tabellenkalkulation).

Kaufleute für Büromanagement finden Beschäftigung in Unternehmen nahezu aller Wirtschaftsbereiche, in der öffentlichen Verwaltung, bei Verbänden, Organisationen und Interessenvertretungen.

Die in der Regel dreijährige Ausbildung zur Kauffrau/-mann für Büromanagement endet mit der Abschlussprüfung vor der IHK bzw. der HWK. Die Auszubildenden lernen grundlegende betriebliche Leistungsprozesse von der Planung, über die Umsetzung bis hin zur Kontrolle kennen. Da ein Teil der Abschlussprüfung vor der IHK bzw. der HWK am Computer stattfindet, wird diesem Teil der Ausbildung ein besonderer Stellenwert eingeräumt.

In allen Fächern des berufsbezogenen Bereichs werden Möglichkeiten eruiert, betriebswirtschaftliche Sachverhalte mit Hilfe der neuen Informations- und Kommunikationstechnologien praxisrelevant zu bearbeiten, wobei der Schwerpunkt in der Vermittlung der Programme des Microsoft-Office-Pakets liegt.

Kaufleute für Büromanagement führen organisatorische und kaufmännisch-verwaltende Tätigkeiten aus. Sie erledigen z.B. den Schriftverkehr, entwerfen Präsentationen, beschaffen Büromaterial, planen und überwachen Termine, bereiten Sitzungen vor und organisieren Dienstreisen.

Auch unterstützen sie die Personaleinsatzplanung und kaufen externe Dienstleistungen ein. Zudem betreuen sie Kunden, wirken an der Auftragsabwicklung mit, schreiben Rechnungen und überwachen Zahlungseingänge. Im öffentlichen Dienst unterstützen sie Bürger/innen z.B. bei der Antragstellung, klären Anliegen und Zuständigkeiten und wirken an der Aufstellung des Haushalts- oder Wirtschaftsplanes mit.

Mitbringen sollten Kaufleute für Büromanagement:

  • Organisatorische Fähigkeiten (z.B. Geschäftsreisen planen)
  • Flexibilität (z.B. mit häufig wechselnden Aufgaben und Arbeitssituationen umgehen)
  • Kaufmännisches Denken (z.B. beim Einholen von Aufträgen)
  • Kunden- und Serviceorientierung (z.B. auf die Anliegen von Kunden eingehen)
  • Sorgfalt sowie mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen (z.B. am Kundenempfang arbeiten, Geschäftsbriefe verfassen)

Der Unterricht findet in der Regel zweimal wöchentlich im Teilzeitmodell statt. Zurzeit gilt für die Berufsschultage die folgende grundsätzliche Regelung:

  1. Ausbildungsjahr: Montag und Mittwoch
  2. Ausbildungsjahr: Dienstag und Donnerstag
  3. Ausbildungsjahr: Dienstag und Freitag

Die Unterrichtsinhalte sind in Lernfeldern strukturiert.

Die Lernfelder werden verschiedenen Bündelungsfächern zugeordnet:

Büroprozesse: Das Bündelungsfach Büroprozesse fasst die Lernfelder zusammen, in deren Mittelpunkt die Rolle der Auszubildenden steht, verbunden mit einer Einführung in die elementaren Grundfunktionen des Betriebes.

Im ersten Ausbildungsjahr stellen die Auszubildenden Ihren Ausbildungsbetrieb vor und klären dabei ihre eigene Rolle, indem Sie sich über die Rechte und Pflichten in ihrem Ausbildungsberuf informieren (LF 1). Sie erweitern ihre Kompetenzen, indem Sie ihre Arbeitsprozesse im Büro eigenverantwortlich planen und gestalten. Sie berücksichtigen gesundheitliche und rechtliche Aspekte. (LF 2)

Im zweiten Ausbildungsjahr erwerben die Schülerinnen und Schüler die Kompetenz, bei der Beschaffung, Verwaltung und Entwicklung von Personal sowie bei der Beendigung von Arbeitsverhältnissen mitzuwirken (LF 8).

Im dritten Ausbildungsjahr erwerben die Schülerinnen und Schüler die Kompetenz, die Arbeits- und Geschäftsprozesse des Ausbildungsbetriebes darzustellen, zu optimieren und zur Qualitätssicherung sowie zur Verbesserung von Arbeitsprozessen beizutragen (LF 11). Zudem erwerben die Auszubildenden die Kompetenz, Veranstaltungen und Geschäftsreisen zu planen, durchzuführen und nachzubereiten (LF 12).Hier lernen sie alle wichtigen Abläufe und Hintergründe in der täglichen Büroarbeit kennen.

Geschäftsprozesse: Im Bündelungsfach Geschäftsprozesse sind alle Aktivitäten des Ausbildungsbetriebes zusammengefasst, die auf den Markt hin orientiert sind.

Im 1. Ausbildungsjahr erwerben die Auszubildenden die Kompetenz, störungsfreie Prozesse fachgerecht auszuführen, Anfragen zu beantworten, Angebote zu erstellen und Aufträge anzunehmen (LF 3). Sie erwerben dazu die Kompetenz, Beschaffungsprozesse zu planen, durchzuführen und zu überwachen (LF 4).

Im 2. Ausbildungsjahr nutzen die Schülerinnen und Schüler die Preis- und Kommunikationspolitik zur Kundengewinnung und –bindung (LF 5). Zudem erwerben sie die Kompetenz in Gesprächssituationen mit Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern adäquat und sachgerecht zu kommunizieren. (LF 7)

Im 3. Ausbildungsjahr führen die Schülerinnen und Schüler selbstständig und eigenverantwortlich ein branchenbezogenes Projekt durch und werten es aus (LF 13).

Steuerung und Kontrolle: Das Bündelungsfach Steuerung und Kontrolle identifiziert die Werteströme des Ausbildungsbetriebes.

Im 2. Ausbildungsjahr erfassen die Auszubildenden die Werteströme im Ausbildungsbetrieb, dokumentieren und beurteilen diese (LF 6).

Im 3. Ausbildungsjahr erwerben die Schülerinnen und Schüler ausgehend von der Rechtsform Ihres Ausbildungsbetriebes die Kompetenz, die Liquidität ihres Betriebes zu sichern und Finanzierungsentscheidungen für Investitionen vorzubereiten. (LF 9) Zudem werden die Wertschöpfungsprozesse des Ausbildungsbetriebes mithilfe der Kosten- und Leistungsrechnung analysiert, erfolgsorientiert gesteuert und beurteilt (LF 10).

Die Stundentafel wird im Berufsbezogenen Bereich ergänzt durch die Fremdsprachliche Kommunikation, den Differenzierungsbereich und den Berufsübergreifenden Bereich.

Die Ausbildungsinhalte werden in Lernsituationen erschlossen, so dass die Auszubildenden kaufmännische Handlungskompetenzen,  personale Kompetenzen und Medienkompetenzen erwerben.

Grundlagen im Bereich Office 365 (Word, Excel, PowerPoint) werden integriert in den Lernsituationen der Bündelungsfächer vermittelt.

Zusätzlich lernen die Auszubildenden den Umgang mit dem ERP-System SAP kennen. Die Kenntnisse werden in einem Zertifikat bescheinigt.

Die Grundlagen in Microsoft Office365 können in einem ICDL-Kurs vertieft und zertifiziert werden. Die Prüfung findet vor Ort an unserem Berufskolleg statt.

Sobald der Ausbildungsvertrag zwischen Ihnen und Ihrem Ausbildungsbetrieb abgeschlossen ist, meldet Sie ihr Ausbildungsbetrieb an unserem Berufskolleg an.

Die Einschulung der neuen Unterstufenklassen findet jährlich am 1. Schultag nach den Sommerferien um 8:00 Uhr statt.

Bitte bringen Sie mit:

  • Ausbildungsvertrag
  • Abschlusszeugnis (Original oder beglaubigte Kopie) mit dem letzten schulischen Abschluss (in der Regel das Zeugnis der zuletzt besuchten Schule)

Nähere Informationen (Anmeldezeitraum etc.): www.schueleranmeldung.de

Für Ihre Fragen, für Anregungen und Kritik stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

ERP-System SAP4School

Durch die Digitalisierung hat sich in den letzten Jahren auch das Profil des/der kaufmännischen Mitarbeiters/-in gewandelt. Computergestützte Systeme bestimmen den betrieblichen Arbeitsablauf. SAP gehört dabei zu den führenden Herstellern und Anbietern von ERP-Software. Diese betriebswirtschaftliche Software wird branchenübergreifend und häufig verwendet und ist mittlerweile nicht nur bei großen Konzernen, sondern auch in mittelständischen Unternehmen sehr verbreitet. Dabei wird die ERP-Software eingesetzt, um die einzelnen Unternehmensbereiche zu verwalten, Unternehmensprozesse zu steuern, zu analysieren und zu optimieren.

Um eine reale und praxisbezogene IT Umgebung zu schaffen und einen Unterricht durchzuführen, der sich am unternehmerischen Alltag orientiert, bieten wir für alle Auszubildenden der Mittelstufe im Differenzierungsbereich  die Teilnahme an der Zusatzqualifikation SAP an.

Das SAP Programm „SAP4school“ ist hierbei eine integrierte und prozessorientierte Lernumgebung, die speziell für Schule und Studium konstruiert wurde. Ausgehend von realen Fallstudien aus den Bereichen Beschaffung, Vertrieb, Produktion und Personal bearbeiten die Schüler/-innen alle Geschäftsprozesse innerhalb des SAP-Systems. So werden beispielsweise Kundenanfragen und Angebote mit der Software bearbeitet, Kundenaufträge eingepflegt, neue Mitarbeiter eingestellt und Entgeltabrechnungen generiert. Durch die Arbeit mit dieser prozessorientierten Unternehmenssoftware entwickeln die Schüler ein hohes Verständnis für die zusammenhängenden Unternehmensabläufe. Nach erfolgreicher Teilnahme erhalten die Auszubildenden als zusätzliche Qualifikation ein Zertifikat über die erworbenen SAP Module.

ICDL-Zertifizierung

Der ICDL (International Certification for Digital Literacy) ist ein international anerkanntes Zertifikat, mit dem praktische Fähigkeiten am Computer nachgewiesen werden. Dieser IT-Qualifikationsnachweis (früher ECDL) stellt eine sinnvolle Ergänzung der schulischen und beruflichen Ausbildung dar und kann seit dem Schuljahr 2022/2023 auch am Berufskolleg Schloß Neuhaus erworben werden.

Praxisbezogenes und anwendungsrelevantes Wissen steht im Vordergrund der verschiedenen Module, aus denen sich der ICDL zusammensetzt. Am BKSN werden zurzeit folgende Module angeboten:

1. Computer & Online Essentials
2. Textverarbeitung
3. Tabellenkalkulation
4. Präsentationen
5. Datenschutz
6. IT-Sicherheit
7. Digitale Zusammenarbeit Grundlagen

Nähere Informationen zu den jeweiligen Modulen finden Sie unter www.icdl.de. Die Zusammenstellung der Prüfungsinhalte erlaubt den Auszubildenden, sich zielgerichtet auf die einzelnen Modulprüfungen vorzubereiten. Der Lehrplan garantiert das einheitliche Niveau aller ICDL-Prüfungen in sämtlichen beteiligten Ländern.

Kauffrau/Kaufmann International (KIC-Zertifikat)

Auszubildende in kaufmännischen Berufen oder bereits ausgelernte Kaufleute, die das britische Wirtschaftssystem kennen lernen, ihre Englischkenntnisse anwendungsbezogen verbessern und interkulturelle Kompetenzen erwerben möchten, können ein Intensivseminar besuchen, dass von der Industrie- und Handelskammer (IHK) gemeinsam mit der Dublin Business School bzw. Horner School in Dublin sowie der Bildungsakademie der Deutsch-Irischen Industrie- und Handelskammer in Dublin durchgeführt wird.

Inhalte des Seminars sind u.a.
– Wirtschaft, Politik und Recht in Irland,
– schriftliche und mündliche Kommunikation am Arbeitsplatz,
– Präsentationstechniken,
– interkulturelle Kompetenzen,
– fachbezogene Exkursionen.

Der praxisnahe Unterricht wird von speziell geschulten muttersprachlichen Lehrkräften ausschließlich in englischer Sprache erteilt. Die Unterrichtsmodule zu den verschiedenen Themenblöcken werden ergänzt durch Übungen und eine selbstständige Projektarbeit. Unterrichtsort ist die Dublin Business School bzw. Horner School in Dublin. Für die Kurs- und Prüfungsgebühren, Kursmaterialien und Exkursionen innerhalb Dublins sowie die Unterbringung in einer Gastfamilie (inklusive Halbpension) oder im Studentenwohnheim erhalten Sie eine finanzielle Förderung. Die Fortbildung schließt ab mit dem Erwerb der Qualifikation: Kaufmann/-frau International Certifikate (KIC).

Auslandspraktikum mit Fit-für-Europa

Auszubildende des BKSN haben im Rahmen des bezirksweiten und von der EU-Geschäftsstelle Wirtschaft und Berufsbildung (EU-GWB) in Detmold organisierten Projekts „Fit für Europa“ die Möglichkeit, finanziell unterstützt zu werden, wenn sie während ihrer Ausbildung einen Auslandsaufenthalt innerhalb der Europäischen Union absolvieren.

Dieses EU-geförderte Projekt ermöglicht damit während der beruflichen Erstausbildung, Ausbildungsinhalte im Ausland zu erwerben und gleichzeitig für das Berufsleben wichtige interkulturelle Kompetenzen zu entwickeln. Auch in persönlicher Hinsicht ist ein Auslandspraktikum oftmals ein Gewinn. Die Fit-für-Europa-Auslandspraktikanten werden bei der Finanzierung, Organisation, Abstimmung und Durchführung des Auslandsaufenthaltes von unserem Berufskolleg individuell unterstützt und beraten.

Um sich an dem genannten Programm zu beteiligen, gibt es ein formalisiertes Bewerbungsverfahren. Das Verfahren sieht vor, dass es i.d.R. Auszubildende des zweiten Ausbildungsjahres sind, die ins Ausland gehen. Außerdem soll sich der/die Auszubildende selbst den Praktikumsplatz im Ausland suchen. Zum Beispiel bei einer Niederlassung des Ausbildungsbetriebes, bei einem Unternehmen, mit dem der Ausbildungsbetrieb in Geschäftsbeziehungen steht oder durch persönliche Kontakte. Es wird ein Pauschalzuschuss zu den Kosten für Aufenthalt und Fahrt gewährt.

Zur Sicherung des Praktikumserfolgs erhalten die Praktikanten und Praktikantinnen eine individuelle Lernaufgabe mit einem allgemeinen und einem betrieblichen Teil, die in Abstimmung mit dem Ausbildungs- und dem Praktikumsbetrieb erstellt wird. Die im Auslandspraktikum erworbenen Fähigkeiten und Kompetenzen werden im Europass Mobilität bescheinigt. Dieser Nachweis ist ein Mittel zur Dokumentation für innerhalb der Europäischen Union erworbene Erfahrungen, die Lern- oder Ausbildungszwecken dienen und kann fortlaufend um spätere Auslandsaufenthalte ergänzt werden. Mit dem Europass Mobilität verfügen Sie über ein aussagekräftiges Dokument, das Sie einer Bewerbung um einen Arbeitsplatz beifügen können.

KMK-Fremdsprachenzertifkat

Das KMK-Fremdsprachenzertifikat ist ein bundesweit einheitlich geregeltes Zertifikat zum Nachweis berufsbezogener Fremdsprachenkompetenzen.

Die Prüfung besteht aus einem schriftlichen und einem mündlichen Teil. Es werden folgende Kompetenzbereiche zugrunde gelegt:

  • Rezeption (gesprochenen und geschriebenen fremdsprachigen Texten Informationen entnehmen),
  • Produktion (fremdsprachige Texte erstellen),
  • Mediation (Textinhalte in die jeweils andere Sprache übertragen und in zweisprachigen Situationen vermitteln),
  • Interaktion (Gespräche in der Fremdsprache führen).

Das Zertifikat ist durch die Orientierung am Gemeinsamer europäischer Referenzrahmen für Sprachen international verständlich. Es kann z. B. als Nachweis fremdsprachlicher Kompetenz für das Europass-Profil  verwendet werden.

Fachhochschulreife

Berufsschule plus Fachhochschulreife ist ein neues Angebot für besonders leistungsbereite Berufsschülerinnen und Berufsschüler, parallel zur Berufsausbildung mit zusätzlichem Unterricht die Fachhochschulreife neben dem Besuch des Berufsschulunterrichtes zu erwerben. Voraussetzung für die Teilnahme ist die Fachoberschulreife(FOR). Der Zusatzunterricht findet 14-tägig Samstags statt.

Über die allgemeinen Richtlinien hinaus verfolgen wir im Bildungsgang innerhalb der Profilierung des BKSN besondere Ziele:

  • Persönlichkeitsbildung durch Förderung des eigenverantwortlichen, selbständigen und teamorientierten Arbeitens der Auszubildenden.
  • Fachliche Bildung durch die besondere Akzentuierung der praxisorientierten Erarbeitung betriebswirtschaftlicher Themenstellungen unter Einbindung der neuen Informations- und Kommunikationstechnologien.
  • Berücksichtigung gesundheitsfördernder Aspekte in den Fächern des berufsübergreifenden Bereichs sowie deren theoretischer Berücksichtigung im Rahmen des Themengebiets „Ergonomie“ des Faches Bürowirtschaft.

Mit der zweijährigen Ausbildung zum Kaufmann/-frau für Büromanagement gibt es an unserem Berufskolleg ein neues erfolgreich etabliertes Bildungsangebot. Das Ziel dieses neuen Bildungsangebotes ist es, sofern die notwendigen Voraussetzungen vorliegen, den Auszubildenden mit einem komprimierten Bildungsangebot nach bereits 2 Jahren zu einem Berufsschulabschluss zu führen.

Eine Abkürzung der Ausbildung kommt insbesondere bei einer höheren schulischen Allgemeinbildung, bei einer vorangegangenen Berufsausbildung sowie bei einem Lebensalter des Auszubildenden über 21 Jahren infrage. Bei Allgemeiner und Fachhochschulreife können 12 Monate der Ausbildungsdauer abgezogen werden. Die Verkürzung erfordert einen gemeinsamen Antrag von Betrieb und Auszubildenden an die Kammer und kann bereits von vornherein im Ausbildungsvertrag vereinbart werden.

Dieses neue Bildungsangebot ist so ausgelegt, dass die Auszubildenden in diesen zwei Jahren sämtliche notwendigen fachspezifischen Kenntnisse, insbesondere in den Fächern „Geschäftsprozesse“, „Büroprozesse“ und „Steuerung und Kontrolle“, vermittelt bekommen.

Bitte geben Sie bei Ihrer Anmeldung an unserem Berufskolleg an, ob Sie sich für den zwei- oder dreijährigen Bildungsgang entscheiden und bringen Sie bitte in der ersten Berufsschulwoche eine Kopie Ihres Ausbildungsvertrags und Ihres letzten Schulzeugnisses mit.

Nähere Informationen erteilt Ihnen gerne Herr Peter Eilinghoff (p.eilinghoff@bksn.de).

Weitere Informationen zu Möglichkeiten der Zulassung zur Abschlussprüfung vor Ablauf der regulären Ausbildungszeit finden Sie hier.

Prüfungsstruktur

Die Abschlussprüfung wird in Form der sogenannten „Gestreckten Abschlussprüfung“ in zwei separaten Teilen durchgeführt. Während im ersten Teil die Ausbildungsinhalte der ersten 15 Monate der Berufsausbildung mit besonderem Fokus auf die Informationstechnik geprüft werden, stehen im zweiten Teil der gestreckten Abschlussprüfung Inhalte aus den Bereichen Wirtschafts- und Sozialprozesse sowie Kundenbeziehungspozesse im Fokus.

Im Prüfungsbereich “Fachaufgabe in der Wahlqualifikation” (Teil 2 der gestreckten Abschlussprüfung) wird ein fallbezogenes Fachgespräch durchgeführt.

Im neuen Berufsbild der Kaufleute für Büromanagement wird es den Betrieben erleichtert, ihre individuellen Schwerpunkte in den Ausbildungsverlauf zu integrieren. Hierfür stehen insgesamt zehn Wahlqualifikationsbausteine zur Verfügung, aus denen jeweils zwei mit einem zeitlichen Volumen von jeweils fünf Monaten fester Bestandteil des Ausbildungsplanes werden. Zusätzlich relevante Wahlqualifikationsbausteine können (interessant für besonders leistungsstarke Auszubildende) im Rahmen der Abschlussprüfung als sogenannte Zusatzqualifikation gesondert geprüft und durch ein separates Zeugnis bescheinigt werden.

Die zehn Wahlqualifikationen bieten Differenzierungsmöglichkeiten für die teils sehr unterschiedlichen Tätigkeiten und Funktionsbereiche wie zum Beispiel Personal, Rechnungswesen, Einkauf, Vertrieb, Öffentlichkeitsarbeit oder Verwaltung und Recht im öffentlichen Dienst. Bei Vertragsabschluss müssen zwei Wahlqualifikationen à fünf Monate Dauer im Ausbildungsvertrag festgelegt werden. Folgende Wahlqualifikationen stehen zur Auswahl:

  • Auftragssteuerung- und Koordination
  • kaufmännische Steuerung und Kontrolle
  • kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen
  • Einkauf und Logistik
  • Marketing und Vertrieb
  • Personalwirtschaft
  • Assistenz und Sekretariat
  • Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement
  • Verwaltung und Recht
  • öffentliche Finanzwirtschaft.

Mündliche Abschlussprüfung

Im Prüfungsbereich „Fachaufgabe in der Wahlqualifikation“ führt der Prüfungsteilnehmer mit dem Prüfungsausschuss ein Fachgespräch, das sich auf eine seiner Wahlqualifikationen bezieht. Für den Einstieg gibt es zwei Alternativen. Den „klassischen“ Gesprächsbeginn oder den Start über einen „Report“.

“Klassische” Variante
Bei dieser Variante legt der Prüfungsausschuss dem Absolventen zwei Fachaufgaben vor, aus denen er eine auswählt. Grundlage für beide Fachaufgaben ist eine der bei der Prüfungsanmeldung festgelegten Wahlqualifikationen. Für die ausgewählte Aufgabe erhält der Prüfling eine Vorbereitungszeit von 20 Minuten. Im Anschluss daran wird das fallbezogene Fachgespräch durchgeführt. Es beginnt mit einer Darstellung der Aufgabe und eines Lösungswegs und dauert etwa 20 Minuten.

„Report“ Variante (Durchführung betrieblicher Fachaufgaben)
Bei dieser Variante erstellt der Prüfungsteilnehmer im Vorfeld für beide Wahlqualifikationen je einen Report. Die beiden zu erstellenden Reporte sind online einzustellen. Einer der beiden Reporte dient als Grundlage für das „Fallbezogene Fachgespräch“. Der Report selbst wird nicht bewertet.